Để quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu trong quá trình sáp nhập tỉnh, thực hiện chính quyền địa phương hai cấp, các tỉnh, thành phố đã hướng dẫn cơ quan, tổ chức, địa phương quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Đồng thời, thống kê số lượng tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện; tiếp nhận, bố trí nơi bảo quản tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Lưu trữ, số hóa tài liệu, hồ sơ
Trước khi sáp nhập tỉnh, tỉnh Quảng Ngãi (cũ) đã số hóa gần 259.000 hồ sơ và gần 2,8 triệu file văn bản; tỉnh Kon Tum (cũ) số hóa hồ sơ, tài liệu hơn 1,56 triệu trang.
Sau khi sáp nhập, tỉnh Quảng Ngãi khẩn trương thực hiện công tác văn thư lưu trữ, chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện, thành phố, thị xã trước đây; số hóa tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính; nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn làm thủ tục hủy tài liệu theo quy định. Các đơn vị chức năng tập trung số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, lựa chọn tài liệu có tần suất sử dụng cao phục vụ hoạt động quản lý điều hành, tài liệu thường xuyên phục vụ nhu cầu của người dân, số hóa đối với tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý...
Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác chỉnh lý, số hóa, chị Đỗ Thị Ngọc Tài, nhân viên văn thư , Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi cho biết: Chúng tôi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và kiểm đếm thận trọng. Tùy theo hồ sơ, tài liệu của đơn vị, tổ chức, ngành mà sắp xếp phù hợp để thuận tiện cho việc bảo quản, sử dụng tài liệu và phục vụ chỉnh lý, số hóa hiệu quả hơn.
Theo thống kê của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi, tổng số lượng tài liệu cơ quan, tổ chức cấp huyện của tỉnh Quảng Ngãi sau sáp nhập hơn 31.270 m tài liệu, gồm: 9.926 m tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh, hơn 21.340 m tài liệu chưa chỉnh lý.
Trong đó, tài liệu 13 huyện, thị xã, thành phố của tỉnh Quảng Ngãi (cũ) hơn 24.870 m, với 6.453 m tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và 18.420 m tài liệu chưa chỉnh lý; riêng tài liệu, hồ sơ huyện đảo Lý Sơn được bàn giao cho chính quyền đặc khu Lý Sơn bảo quản. Tài liệu của 10 huyện, thành phố thuộc tỉnh Kon Tum (cũ) hơn 6.390 m, gồm: 3.470 m tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và 2.920 m tài liệu chưa chỉnh lý.
Khó khăn trong công tác số hóa
Thực hiện việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, ngày 1/4/2025, Bộ Nội vụ đã có văn bản số 851/BNV-CVT về việc số hóa tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại.
Thực hiện yêu cầu này, trước khi sáp nhập, các địa phương đã thống kê, niêm phong khối lượng tài liệu, bảo quản an toàn, tránh thất thoát tài liệu trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Tuy nhiên, do thiếu kinh phí nên số lượng tài liệu tại các cơ quan, tổ chức tồn đọng khối lượng lớn.
Công tác số hóa tài liệu của các cơ quan, tổ chức cần nhiều thời gian, quy trình phân bổ nguồn vốn, kinh phí; tài liệu của một số cơ quan, tổ chức chưa chỉnh lý… nên chưa hoàn thành trước ngày 1/7/2025 theo yêu cầu của Bộ Nội vụ.
Một trong những khó khăn của tỉnh Quảng Ngãi trong quá trình tập hợp, chỉnh lý và số hóa hồ sơ là các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số hóa của tỉnh Quảng Ngãi được xây dựng theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, đến nay không đáp ứng đủ các tiêu chí tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Nội vụ về quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số. Do đó, cần nâng cấp phần mềm để bảo đảm đáp ứng theo quy định hiện hành.
Kiến nghị Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xem xét hỗ trợ thí điểm sử dụng Kho lưu trữ số Nhà nước, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số. Trung ương xem xét bổ sung kinh phí để hỗ trợ cho việc chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ.
Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi Tạ Công Dũng đề xuất.
Bên cạnh đó, tỉnh Quảng Ngãi cần hơn 77 tỷ đồng số hóa đối với tài liệu đã được chỉnh lý, hơn 376 tỷ đồng chỉnh lý và số hóa đối với tài liệu chưa được chỉnh lý.
Để hoàn thành nhiệm vụ số hóa theo chỉ đạo của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, tỉnh Quảng Ngãi kiến nghị bộ, ngành Trung ương hỗ trợ công tác số hóa tài liệu lưu trữ của địa phương sau khi hợp nhất tỉnh.
