Vì thế, cùng với đề xuất pháp lý để “cơi nới” thẩm quyền chứng thực, các giải pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực đang được đặt ra.
Thẩm quyền chứng thực quá hẹp
Theo thống kê, trong năm 2024, các Phòng Tư pháp trên cả nước chứng thực xấp xỉ 2 triệu bản sao; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch gần 1,4 triệu việc. Các Ủy ban nhân dân cấp xã trên cả nước chứng thực hơn 46 triệu bản sao; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch gần 6,5 triệu việc.
Trong 6 tháng đầu năm 2025, các Phòng Tư pháp trên cả nước chứng thực gần 900.000 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch gần 680.000 việc; các Ủy ban nhân dân cấp xã trên cả nước chứng thực khoảng 20 triệu bản sao; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch khoảng 3 triệu việc.
Sau khi vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, tỷ lệ hồ sơ thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực chứng thực phát sinh nhiều, với thời hạn trả trong ngày. Tại nhiều địa phương, lượng văn bản cần chứng thực tăng gấp đôi, thậm chí có nơi tăng gấp ba. Tại bộ phận một cửa của nhiều xã, phường, có đến hai phần ba lượng hồ sơ là bản sao chứng thực. Trong khi đó, thẩm quyền chứng thực hiện nay vẫn chủ yếu tập trung vào Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, khiến khối lượng công việc “ùn” lên.
Trên địa bàn phường Định Công, thành phố Hà Nội, nơi có hơn 85.000 nhân khẩu, lượng hồ sơ chứng thực mỗi ngày rất lớn. Từ ngày 18/7-16/8, lượng hồ sơ trong lĩnh vực công chứng trên địa bàn là gần 650 hồ sơ, gấp hàng chục lần lượng hồ sơ trong các lĩnh vực đất đai, đăng ký kinh doanh, xây dựng...
Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phường Định Công Lê Thị Thanh Ngà cho biết, dù lượng hồ sơ lớn nhưng cán bộ phường đã nỗ lực, cố gắng trả hồ sơ đúng hạn cho người dân. “Hiện nay, do phân cấp, phân quyền lớn, lượng việc của mỗi công chức nhiều hơn, trong khi giấy tờ chứng thực cần thận trọng, cho nên phường chúng tôi chưa thực hiện ủy quyền cho công chức tư pháp ký chứng thực. Về mở rộng thẩm quyền chứng thực, phường chúng tôi vẫn chờ văn bản hướng dẫn cụ thể của Hội đồng nhân dân thành phố để triển khai”, bà Ngà cho biết.
Mới đây, Hội đồng nhân dân thành phố Đà Nẵng đã thông qua Nghị quyết cho phép Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền cho công chức có trình độ đại học chuyên ngành luật và thâm niên từ ba năm trở lên trong lĩnh vực tư pháp thực hiện chứng thực.
Mở rộng thẩm quyền chứng thực cần được kiểm soát
Thứ trưởng Tư pháp Mai Lương Khôi nhận định, việc giao Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực thay vì phân công cho công chức tư pháp-hộ tịch chuyên trách là không hợp lý. Việc này gây quá tải cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, đồng thời không tận dụng được chuyên môn của công chức tư pháp-hộ tịch. Chưa kể, nhiều thủ tục như chứng thực sơ yếu lý lịch, yêu cầu nộp giấy tờ bản giấy dù đã có thẻ căn cước, định danh điện tử… không còn phù hợp.
Hiện, Bộ Tư pháp đang chủ trì soạn thảo dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015, trong đó đối tượng thực hiện chứng thực tại cấp xã sẽ gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền. Nghị định này sẽ chuyển thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực từ tập thể (Ủy ban nhân dân cấp xã) thành cá nhân được ủy quyền.
Theo bà Nguyễn Thị Việt Nga, Ủy viên Ủy ban Văn hóa, Xã hội của Quốc hội, cấp xã, phường hiện có quy mô lớn hơn gấp từ ba đến năm lần quy mô cấp xã, phường cũ, việc “quá tải” chứng thực đã hiện hữu, do đó việc mở rộng thẩm quyền chứng thực là cần thiết. Tuy nhiên, bà Nga lưu ý, khi mở rộng thẩm quyền cần chú trọng đến năng lực của đội ngũ công chức tư pháp-hộ tịch cấp cơ sở. Họ phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, am hiểu pháp luật để hạn chế đến mức thấp nhất sai sót. Cần thiết phải ứng dụng mạnh mẽ chuyển đổi số, kết nối dữ liệu để việc chứng thực diễn ra nhanh chóng, minh bạch, hạn chế tình trạng giấy tờ giả, cũng như xây dựng cơ chế giám sát, chế tài cụ thể để phòng ngừa tiêu cực, bảo đảm tính pháp lý, độ tin cậy của văn bản được chứng thực.
Chấn chỉnh tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực
Một trong những nguyên nhân khiến người dân phải đi chứng thực quá nhiều là do nhiều cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ vẫn yêu cầu bản sao có chứng thực. Mặc dù Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 17/CT-TTg về các biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính, song tình trạng yêu cầu quá mức cần thiết vẫn diễn ra ở nhiều nơi.
Đáng chú ý, nhiều loại bản sao giấy tờ, tài liệu của cá nhân và tổ chức đã được số hóa, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu điện tử của từng địa phương, trên VNeID. Vì thế, việc các cơ quan vẫn yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, kể cả khi pháp luật không bắt buộc, là đi ngược chỉ đạo của Thủ tướng, trái với tinh thần cải cách hành chính và chuyển đổi số toàn diện, đẩy khó khăn về phía người dân và gây áp lực không đáng có cho cán bộ cấp xã. Hiện, lãnh đạo nhiều địa phương đã đề nghị, thậm chí ra văn bản chấn chỉnh tình trạng lạm dụng này.
Theo bà Nguyễn Thị Việt Nga, phải thay đổi tư duy từ chính các cơ quan tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính. “Chúng ta vừa phải mở rộng thẩm quyền chứng thực, vừa phải giảm những thủ tục không cần chứng thực, đó mới là cải cách thực chất. Bên cạnh đó, cần đẩy nhanh tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia, liên thông dữ liệu các ngành, hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin, nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ công chức, viên chức cấp cơ sở. Như thế chúng ta mới “giảm tải” chứng thực một cách hiệu quả”, bà Nga nhấn mạnh.
